10 Golden Rules of Etiquette for Tech Users
We live in a fast-paced, assertive world. The immediacy and ease of our communications, and the casual nature and relative anonymity that technology allows, has made many to skip even the most basic forms of courtesy, thinking it ‘old fashioned’ and unnecessary. Big mistake.
Just as the way you talk and dress makes an impression, the way you email, text and express yourself in social media carry an implicit message of who you are, and this can help or damage your relationships, even potential job and business opportunities.
But it’s never too late to get a brush up on basic tech-courtesy. Here’s ten golden rules to apply when texting or emailing:
#1- Reply to all of your non-spam messages
Imagine you’re walking on the street and see a friend. You wave at her, but she ignores you and passes you by. Rude, right? Not replying a message creates the same effect, and yet lots of people think it’s perfectly acceptable. (No, it’s not)
Unless it’s phishing, a no-reply message, spam, or a mass email, you should respond to every message directly addressed to you as the main recipient, however briefly.
When someone spends time composing a message to contact you, he/she expects a reply. This goes for clients as well as connections.
Sometimes a single line (i.e. ‘Thanks for your message. Kind regards.’ or 'I'll look into it ASAP') is enough, and it only takes a minute to type and send. Everyone has a minute.
Also, if you state that you will reply later, try to do so within the following 24 hours.
#2 - Be brief (But be careful with abbreviations)
Emails and text messages are meant to be brief and carry only essential information. Long details should be reserved for attachments, phone calls or face to face interactions.
But brief doesn’t mean abrupt. Unless you’re contacting an old friend, you should always use a proper greeting. If ‘dear’ is too formal, you can use ‘hello,’ but never ‘hey!’.
Also, stating an appropriate Subject on the subject line, and setting the correct tone for your message will increase your chances of a positive reply.
And don’t forget to sign with your name, even if you have an automated format (it may not show in all browsers).
In the case of text messages, while using abbreviations may be convenient, you should be certain that your receiver knows their meaning so as to avoid confusion and misunderstandings. If you’re not sure, use the complete words.
#3 - Wait until you receive a reply
Have you ever had a contact who emailed or texted you message after message before you could even reply to the first? It can be exasperating.
Clogging the receiver’s inbox with messages will not speed up his/her response. Be patient.
The standard reply times are: 24 hours for email and 1 hour for text messages.
If you require a faster reply, try calling instead.
#4 - Answer all questions asked
This goes specially for business emails, but also for personal messages.
Once again, picture yourself in a conversation, in which you ask your interlocutor a question and he/she ignores it - the same applies to written interactions.
If you don’t know the answer to a question, admit so, but offer to find the answer so you can supply it in your following exchange.
#5 - What not to say
As a rule of thumb, don’t break bad news (breakups, cancellations, deaths, etc.) through text messages or even email. Due to the brief nature of these media, they do not allow for the amount of tact and explanation that such situations demand.
Also, those who don’t check their texts or emails often may miss the information. Instead, pick up the phone or meet your contact face to face to deliver this kind of news.
However, it is acceptable to confirm appointments through SMS or email.
#6 - Delete copied messages and attachments
Some people prefer to reply over and over to the same email instead of creating a new one for each contact.
If you do this, make sure to delete the string of previous messages and attachments that aren’t relevant to the current interaction.
The extra content isn’t just annoying to the receiver, but it also adds to the weight of your message and may block the receiver from getting other emails (including your own!).
#7 - Reply using the same media
Unless specifically requested to do so (or when the case demands it), do not reply an email or text message with a phone call, and vice versa.
Your contact may not be able to take your call, while others prefer written interaction to speaking.
Respect your contact’s wishes and reply in the same media that you are being contacted. When in doubt, simply ask.
#8 - Tailor your responses
Surely, you don’t speak the same way with a friend than you do with your boss, and the same goes for emails and text communications.
Save jokes, emoticons and your most personal comments for your closest acquaintances or you run the risk of offending your recipient.
As a rule of thumb, never text or write anything that you wouldn’t say out loud in public.
In the case of business emails, they should also be tailored to the client’s needs and cultural background. If you’re unsure about this, or the policies of your company on this respect, ask your supervisor.
#9 - Don’t rely on technology
Before you press the ‘send’ button, check the entire message, including the name and email address of the recipient.
Stick to correct grammar and punctuation to make sure that your recipient will understand your message without the shadow of a doubt.
And don’t rely on spell-checkers, auto-correction or voice-to-text features - although these are helpful in some cases, they also tend to distort messages beyond comprehension.
If you wish to be 100% sure, print out the message and read it out loud: our eyes see things differently when printed on paper, and hearing your own voice will help you gauge the tone of your message.
#10 - Pick the right time to reply
Some people abuse of the immediacy of text messaging, checking their messages and replying regardless of the situation they are in or their surroundings: texting while driving or walking, in personal or business meetings, at the cinema, at inconvenient hours, etc.
Let’s face it, few of us are that busy.
If you really must reply a message, take a second to find an appropriate area where you can do so without disturbing others or putting yourself in danger.
It’s not only polite, but also the smart thing to do.
Vivimos en un mundo asertivo y de ritmo veloz. La immediatez y facilidad de nuestras comunicaciones, y la naturaleza casual y relativa anonimidad que nos brinda la tecnología ha hecho que muchos omitan las más básicas formas de cortesía, considerándolas ‘pasadas de moda’ e innecesarias. Craso error.
Tal como la forma en que hablas y te vistes causa una impresión, la forma en que escribes emails, mensajes de textos y te expresas en las redes sociales entregan un mensaje implícito de quién eres, y esto puede ayudar o perjudicar tus relaciones, e incluso potenciales oportunidades de trabajo o negocios.
Pero no es nunca tarde para pulirse en tecno-cortesía básica. He aquí diez reglas de oro para aplicar cuando se envían mensajes de texto o emails:
#1- Responde todos los mensajes que no sean spam.
Imagina que estás caminando por la calle y ves a una amiga. Le haces seas, pero ella te ignora y sigue de largo. Descortés, ¿verdad? No responder un mensaje causa el mismo efecto, y sin embargo mucha gente piensa que es perfectamente aceptable (No, no lo es).
A menos que sea phishing, un mensaje que especifica no responder, spam, o un email masivo, lo correcto es responder a todos los mensajes dirigidos directamente a tu nombre, aunque sea brevemente.
Cuando alguien toma tiempo en escribir un mensaje para contactarte, espera respuesta. Esto se aplica a clientes pero también a contactos.
Con frecuencia, una simple lnea (por ejemplo, ‘Gracias por tu mensaje. Saludos cordiales.’ o 'lo veré de inmediato') Es suficiente y sólo toma un minuto en escribirse y enviarse. Todos tenemos un minuto.
De igual forma, si dices que responderás más tarde, trata de hacerlo dentro de las próximas 24 horas.
#2 - Sé Breve ( Pero ten cuidado con las abreviaciones)
Los emails y mensajes de texto son por naturaleza breves y contienen sólo información esencial. Los detalles largos deben ser reservados para documentos adjuntos, llamadas telefónicas o interacciones cara a cara.
Pero ser breve no significa cortante.
A menos que estés contactando a un viejo amigo, siempre debe usarse un saludo cortés. Si ‘estimado’ es demasiado formal, un simple ‘Hola’ basta, pero nunca ‘¡Epa!’.
Igualmente, utilizar un tema apropiado en la línea de ‘Tema’, y establecer un tono apropiado para el mensaje aumentará las posibilidades de una respuesta positiva.
Y no olvides firmar con tu nombre, incluso si tienes un formato automático (puede que algunos navegadores no lo muestren.)
En el caso de los mensajes de texto, aunque usar abreviaciones puede ser conveniente, debes estar seguro que el recipiente conoce su significado para evitar confusión y malos entendidos. Si no estás seguro, usa las palabras completas.
#3 - Espera a recibir respuesta
¿Alguna vez has tenido un contacto que te envía mensaje tras mensaje sin esperar a recibir siquiera tu primera respuesta? Puede ser exasperante.
Abarrotar el buzón del recipiente no acelerará su respuesta. Sé paciente.
Los tiempos usuales de respuesta son: 24 horas para emails y 1 hora para mensajes de texto. Si requieres una respuesta más rápida, intenta con una llamada.
#4 - Responde todas las preguntas
Especialmente para emails de negocios, pero también para mensajes personales.
Nuevamente, imagina estar en una conversación en la que haces preguntas a tu interlocutor y éste las ignora - lo mismo aplica a las interacciones escritas.
Si no sabes la respuesta a alguna pregunta, admítelo y ofrece buscar la respuesta para darla en un próximo intercambio.
#5 - Qué no decir
Como regla general, no des malas noticias (rompimientos, cancelaciones, muertes, etc.) a través de mensajes de texto o incluso emails. Dada la naturaleza breve de estos medios, no dan espacio al tacto o la forma y explicaciones que estas situaciones demandan.
De igual forma, aquellos que no chequean sus emails o mensajes de texto con frecuencia pudieran no recibir el mensaje. En su lugar, llama o encuéntrate cara a cara con tu interlocutor para entregar este tipo de noticias.
Sin embargo, es aceptable confirmar citas a través de mensajes de texto o email.
#6 - Borra los mensajes copiados y archivos Adjuntos
Hay quienes prefieren responder una y otra vez a un mismo mensaje antes que crear un mensaje nuevo para cada contacto.
Si haces esto, asegúrate de borrar la hilera de mensajes previos y archivos adjuntos que no sean relevantes para la interacción actual.
El contenido extra no es sólo molesto para el recipiente, sino que además aade peso a tu mensaje y puede bloquear al recipiente de recibir otros mensajes (¡incluídos los tuyos!).
#7 - Responde por el mismo medio
A menos que sea específicamente solicitado, no respondas a un email o mensaje de texto con una llamada, y vice versa.
Tu contacto puede no estar disponible para recibir tu llamada, mientras que otros prefieren la interacción escrita a la hablada.
Respeta los deseos de tus contactos y responde en el mismo medio en que te han contactado. Si tienes dudas, simplemente pregunta.
#8 - Ajusta el tono de tus respuestas
Seguramente no hablas con un amigo de la misma forma en que hablas con tu jefe, y lo mismo se aplica a los emails y mensajes de texto.
Guarda los chistes, emoticones y tus comentarios más personales para tus conocidos más cercanos, o corres el riesgo de ofender a tu recipiente.
Como regla general, nunca escribas nada que no dirías en voz alta en público.
En el caso de emails de trabajo, éstos deben ser ajustados a las necesidades del cliente y a su cultura. Si no estás seguro de éstas, o de las políticas de la compaía al respecto, pregúntale a tu supervisor.
#9 - No confíes en la tecnología
Antes de presionar el botón de enviar, chequea el mensaje por completo, incluyendo el nombre y dirección del recipiente.
Ajústate a una gramática y puntuación correctas para asegurarte que el recipiente entenderá tu mensaje sin lugar a dudas.
Y no confíes en chequeadores automáticos de deletreo, aplicaciones de auto corrección o de voz-a-texto. Aunque éstos son útiles en algunos casos, también suelen distorsionar los mensajes de manera incomprensible.
Si deseas estar 100% seguro, imprime el mensaje y léelo en voz alta: nuestros ojos ven las cosas diferentes cuando están impresas en papel, y escuchar tu propia voz te ayudará a evaluar el tono de tu mensaje.
#10 - Escoge el momento adecuado para responder
Hay quienes abusan de la immediatez de los mensajes de texto, chequeando y respondiendo sus mensajes sin consideración de la situación en que están o de dónde se encuentran: enviando mensajes de texto mientras conducen o caminan, durante reuniones personales o de negocios, en el cine, a horas inconvenientes, etc.
Admitámoslo, la mayoría de nosotros no está tan ocupado.
Si realmente necesitas responder un mensaje, toma un segundo para buscar un área apropiada para no molestar a otros y estar a resguardo.
No sólo es cortés sino también es la acción más inteligente.
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